Analyse et Conception d'un projet BI

Comme tout projet, il faut faire une capture des besoins utilisateurs et pour cela on a besoin de plusieurs choses.

II-A-1. Étude du domaine métier▲

II-A-2. Interview des acteurs clés du métier▲

II-A-3. Découpage des besoins en thèmes/sujets▲

II-A-4. Définition des business process▲

Une fois avoir recensé les différents business process, on pourra commencer à construire le modèle dimensionnel à proprement parler. Pour cela il faudra bien évidemment repérer les tables de faits et celles de dimensions.

II-B-1. Tables de faits▲

II-B-2. Tables de dimension▲

Pour l'étude du domaine, nous allons faire les opérations suivantes.

• Naviguer sur le site de l'université afin de comprendre le fonctionnement (généralement il y a l'historique de l'université, ses partenaires, ses formations, sa stratégie, l'organigramme, le coin anciens étudiants (pour témoignage, avis, etc.), la recherche (étude doctorale), vie au campus, la bibliothèque, etc.).
• Demander aux gestionnaires (service comptabilité, service inscription pédagogique, service logement étudiant, etc.) s'il existe des logiciels de gestion utilisés et s'il est possible de les brancher sur des bases de test. Si c'est le cas, cela pourra beaucoup vous aider pour apprendre superficiellement le métier du gestionnaire. N'essayez surtout pas de connaître le logiciel comme ses utilisateurs de base, car ce n'est pas de votre domaine de compétence. Essayez juste de comprendre au mieux l'utilisation de ces logiciels/progiciels.
• Faire quelques requêtes SQL sur ces bases de gestion. Les requêtes du type GROUP BY avec des fonctions d'agrégats comme COUNT, SUM sont souvent utiles pour connaître certaines choses comme le nombre d'inscrits par matière. Par exemple :

SELECT Matiere.nom_Matiere,COUNT(Etudiant.id_etudiant)
FROM
Matiere,Inscription,Etudiant
WHERE
Matiere.id_Matiere = Inscription.id_Matiere
AND
Inscription.id_Etudiant = Etudiant.id_Etudiant
GROUP BY
Etudiant.id_Etudiant
HAVING COUNT(Etudiant.id_Etudiant) > 30

Cette requête est censée donner les matières ayant plus de 30 inscrits. Connaître cela pourrait être intéressant dans la mesure où ça pourrait nous informer assez grossièrement sur les centres d'intérêt des étudiants suivant les matières.

Avant les interviews, nous nous sommes renseignés sur l'organigramme en interrogeant la DRH , en lui demandant de nous fournir le schéma global des différentes directions et du personnel. Après avoir pris connaissance de cette structure, voilà que nous sommes prêts à aller interroger certaines personnes clés. Ci-dessous voici les personnes que nous avons choisi d'interviewer. Le choix a été fait exprès du fait que ces personnes connaissent bien le métier et sont des personnes incontournables.

Voici ci-dessous un interview passé avec Mme Dupond (Secrétaire de la direction des inscriptions). Nous lui posons tout d'abord quelques questions avant de lui demander ses réels besoins, voici quelques éléments de notre interview :

Q 1: Mme Dupond vous êtes en poste à l'université paris100 depuis combien de temps ?

R1 : Je suis là depuis 16 ans.

Q2 : Avez-vous toujours occupé le même poste ?

R2 : Non. En fait j'ai un peu tourné dans cette université. Au départ je suis rentrée en tant que surveillante, ensuite après 6 ans passés j'ai été chargée de faire l'emploi du temps des différentes facultés et en même temps je m'occupais de la gestion des salles d'examen. J'étais chargée d'informer les étudiants que tel prof prévoyait un examen à telle date, etc. Puis, 5 ans après, voyant que je maîtrisais parfaitement la logistique de tout cela, j'ai été promue pour être secrétaire de la direction des inscriptions.

Q3 :Quel est alors votre rôle principal dans votre poste actuel ?

R3 : Eh bien je m'occupe des dossiers d'admission des nouveaux étudiants, des étudiants qui sont en réorientation, des étudiants étrangers, des étudiants seniors et bien d'autres cas. Et je suis chargée de voir dans un premier temps si l'étudiant obéit aux normes définies par l'université avant d'envoyer son dossier à la faculté concernée. Cependant je me retrouve débordée de dossiers. J'ai même eu des cas ou un même étudiant envoie deux dossiers avec des informations à peu près identiques (même faculté demandée, mêmes références civiles, etc..). Dur, dur pour savoir qu'il s'agissait de la même personne. Non ?
Mais bon ce ne sont pas les seules tâches. Car je m'occupe depuis près de trois ans (depuis que les inscriptions directement sur le site de l'université sont possibles), de récupérer ces inscriptions et de les envoyer à la faculté concernée. En fait je les imprime pour les envoyer à la faculté concernée.

Q4 : Bien. Quelles sont les difficultés que vous rencontrez actuellement ? Car si je comprends bien les étudiants se préparent à une grève d'ici trois semaines. Et apparemment ils disent que beaucoup de choses sont bâclées ici, que les plus méritants ne sont pas les plus récompensés et sont même très mal orientés lors de leur cursus, les plus nécessiteux ne sont pas forcément favorisés. Et même pour les admissions qui vous concernent directement, les étudiants semblent dire que ça ne va pas, car la cote de l'université baisse. Selon eux les dirigeants affirment prendre des bacheliers de bons niveaux. Mais les étudiants doutent, car ils n'ont jamais presque décroché de concours organisés par le ministère de l'Éducation nationale. Enfin bref, comment pouvez-vous justifier cela ?

R4 : Eh bien vous savez M.Sylla, cela fait longtemps que je suis ici. J'ai vu passer des générations. Avant, il n'y avait pas beaucoup de dossiers à gérer et en plus on utilisait un seul canal de communication avec les postulants (par écrit). Mais depuis que l'université a permis l'inscription en ligne, ce n'est pas du tout évident. Sans compter les falsifications de notes, les duplications d'inscriptions. C'est dur vous savez pour une seule personne de gérer tout cela avec exactitude en plus. Je fais vraiment de mon mieux. Vous savez quand un candidat dépose un dossier, vous avez confiance surtout s'il a de bonnes notes. Quelquefois il m'arrive de détecter des cas soupçonneux. Par exemple il y a deux ans je me souviens qu'un étudiant était venu d'une école avec des notes excellentes. Quand j'ai vu ça, j'ai directement accepté ce dossier et ce n'était malheureusement pas un étudiant brillant. Et il y a juste six mois quand j'ai eu le même cas venant de la même école, je me suis souvenue. J'ai ensuite fait mes enquêtes sur l'école en question et j'ai vu que ce n'était pas une école sérieuse. Vous voyez comment il est difficile de repérer ces types d'anomalies. Et ce cas je m'en suis souvenue, car l'école avait un nom qui attirait l'attention.

Q5 : Une dernière question Mme Dupond. Selon vous quel serait le meilleur environnement de travail pour arriver à très bien gérer votre poste ?

R5 : Tout d'abord je voudrais avoir un système dans lequel je pourrais contrôler les inscriptions. Car il y a un opérateur qui m'aide à faire la saisie. D'ailleurs, c'est lui qui se charge de rentrer sur notre logiciel les différents candidats. Je n'ai pas le moyen de voir tous les étudiants saisis. Si cela était possible, je pourrais faire des contrôles. Et si je pouvais faire des regroupements par zone géographique, par département et d'autres choses du genre ça m'irait très bien dans mes contrôles. Mais enfin je pense que ça doit être difficile à réaliser.

Voici donc un exemple d'interview tiré de ma propre imagination. Je pense que cela ne se passe pas vraiment comme cela. L'essentiel étant juste de simuler un vrai interview.

De la même manière, M.Dumond , M.Gironde et M.Bâ doivent être interviewés. Dans cette section, il faudra bien entendu faire un compte rendu de réunion. Pour cela je ne vais pas m'y attarder, car chaque entreprise a souvent son propre template. Si l'entreprise n'en a pas, créez-en un. Vous avez tout ce que vous devez y mettre. Maintenant concernant l'agencement (constitution des paragraphes, conventions d'écritures, logo, etc.), essayez d'en trouver un à votre convenance et constituez votre document de compte rendu.

Maintenant que vous avez toutes les informations qu'il vous faut, votre vrai travail personnel commence. Il faudra réorganiser tout cela. Car vous êtes certainement d'accord avec moi qu'il y a beaucoup d'informations redondantes. Quelquefois même on trouve un même besoin chez deux personnes interviewées. Eh bien c'est l'occasion de gérer cela. Ainsi donc il faudra organiser les besoins en thèmes. Voici ci-dessous une proposition ?

Dans ce tableau je n'ai mis que quelques cas, mais il pourrait y avoir d'autres comme l'attribution des logements, les prêts aux étudiants, l'inscription définitive, etc. On voit bien qu'en faisant cette liste on a plusieurs sujets qui sont concernés par le même « business process ». Aussi pour réaliser le besoin de certains thèmes, il faudrait implémenter plus d'un business process (exemple : demande d'admission des candidats étrangers. Car la législation en vigueur pourrait faire intervenir un autre business process qui est la validation de langue par exemple).

Bien qu'il soit possible d'implémenter les trois business process (admission, validation de langue et étude de dossier), je choisirai ici de n'en traiter qu'un seul : l'admission. Attention certains besoins complexes peuvent avoir besoin de plusieurs business process. Dans ce cas, il faut d'abord entamer les plus simples (ceux qui n'ont besoin de personnes) avant de faire les plus complexes. Pour la définition des business process on peut utiliser UML. Le diagramme d'activité peut être pas mal (bien qu'il existe des diagrammes plus sophistiqués destinés uniquement aux « business process »). Moi je les trouve très sexy ces diagrammes d'activité.

Maintenant nous disposons de tout ce qu'il nous faut pour réaliser notre modèle dimensionnel pour le business process « admission ».

III-E-1. Faits▲

III-E-2. Dimensions▲

Après avoir défini les mesures (donc la table de faits) de l'activité « admission », il nous faut déterminer les dimensions associées. Les dimensions correspondent aux objets qui participent à l'activité. Voici les dimensions que j'ai retenues :

• Dossier (il s'agit du dossier d'admission du candidat) ;
• Formulaire (il s'agit du formulaire rempli sur Internet) ;
• Temps (hormis le fait d'être utile pour le délai de renvoi de dossier, la dimension temps est généralement très utilisée).

Maintenant que tout est OK, il faudra donc faire le schéma en étoile, ce qui donne le schéma suivant :

Le schéma ci-dessus n'est bien sûr pas complet. Les clés étrangères de la table de faits n'ont pas été mises. En fait l'objectif n'est pas de présenter la modélisation dimensionnelle finale, mais plutôt d'aider à la conception d'un schéma dimensionnel à partir de besoins de base. Pour une conception plus complète en tenant compte des détails avancés (dimensions à variation lente, bon choix de surrogate key, bon choix du grain), essayez de voir les autres articles de la section « Business Intelligence ».